Material práctico para IT, Finanzas, Compras y Compliance
Un checklist simple para identificar señales tempranas de falta de visibilidad en licencias de software empresarial. Marca Sí / No / No estoy seguro. Si obtienes más de 3 alertas, conviene revisar el proceso.
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Cómo usar este checklist
- Marca Sí / No / No estoy seguro en cada punto.
- Cuenta cuántas respuestas quedaron en No o No estoy seguro.
- Más de 3 alertas suele indicar falta de visibilidad o control del inventario.
Checklist (vista previa)
A continuación puedes ver el contenido. Si deseas descargarlo en PDF, ve a la sección de descarga.
1) Inventario y visibilidad
- ☐ Tenemos un inventario actualizado de todas las licencias de software
- ☐ Sabemos cuántas licencias están activas vs. en uso real
- ☐ Identificamos claramente licencias por usuario, área y proveedor
- ☐ Sabemos qué herramientas están duplicadas entre departamentos
2) Usuarios y accesos
- ☐ Las licencias se desactivan cuando un colaborador deja la empresa
- ☐ Existe un proceso claro de alta y baja de accesos
- ☐ No hay licencias asignadas a cuentas genéricas o inactivas
- ☐ IT tiene visibilidad completa de accesos y permisos
3) Contratos y renovaciones
- ☐ Conocemos fechas exactas de renovación de cada contrato
- ☐ Las renovaciones no se hacen automáticamente sin revisión
- ☐ Sabemos qué proveedor aplica auditorías y bajo qué condiciones
- ☐ Los contratos están centralizados y accesibles
4) Riesgo y compliance
- ☐ Sabemos si estamos sobre-licenciados o sub-licenciados
- ☐ Existe documentación de uso frente a contratos
- ☐ Hemos revisado condiciones de auditoría recientemente
- ☐ Las decisiones se basan en datos actuales
5) Gobernanza y toma de decisiones
- ☐ IT, Finanzas y Compras comparten la misma información
- ☐ Existe un responsable claro del licenciamiento
- ☐ Las decisiones no dependen solo del proveedor
- ☐ Hay criterios definidos antes de comprar nuevas licencias
Resultado orientativo
- 0–3 alertas → Control aceptable
- 4–7 alertas → Riesgo operativo
- 8+ alertas → Falta de visibilidad crítica
Nota: este checklist es informativo y no reemplaza una evaluación formal.
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Aviso: Gestión de Licencias no comercializa ni revende software. Este material es informativo y orientativo.